Personalsituation in den Bürgerbüros

Anfrage der Fraktion DIE LINKE.Düseldorf zur Sitzung des Personal- und Organisationsausschusses am 29.August 2019:
Das Dienstleistungsangebot der städtischen Ämter für die Bürgerinnen und Bürger in Düsseldorf wird zunehmend schlechter. Einen Termin für An- oder Ummeldungen, Passangelegenheiten etc. online bei einem der Bürgerbüros zu erhalten, war in den letzten Wochen meist nicht möglich. Auch das frühmorgendliche Aufsuchen bedeutet nicht, einen Termin zu erhalten. Ebenso sieht die Situation beim Straßenverkehrsamt aus, wie auch immer wieder in den Medien berichtet wird. Es wird verlangt, den ganzen Tag über online nachzuschauen, ob und wann ein Termin frei ist. BürgerInnenfreundlichkeit sieht anders aus. 

Der bedeutendste Grund der fatalen Situation ist das bewusste Nichtbesetzen von Stellen. Laut der Stadtverwaltung  waren im 1. Quartal 2019 von umgerechnet 10.566,96 Vollzeitstellen als Plansoll faktisch nur 8.3111,31 besetzt. Mehr als jede fünfte Stelle ist damit nicht besetzt. Enthalten sind in diesen Zahlen neben den 1.090 freien Stellen (davon 192, die länger als 24 Monate unbesetzt sind) u.a. auch die steigende Krankenquote, die sich mittlerweile der 10 % der  städtischen Angestellten annähert.

Nicht nur die Qualität des Services für die BürgerInnen leidet zunehmend, sondern auch die Situation der städtischen MitarbeiterInnen. Die Folgen der Unterbesetzung: die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nimmt ab, die Personalentwicklung findet auf diesem Weg nicht statt, die Überbelastung für die Beschäftigten durch langfristig anhaltenden Arbeitsdruck steigt enorm und führt dazu, dass noch mehr Mitarbeitende krankheitsbedingt oder durch Überstundenausgleiche fehlen.  

Vor diesem Hintergrund stellt die Ratsfraktion DIE LINKE folgende Fragen:

1. Wie sieht die personelle Entwicklung der Bürgerbüros seit 2016 aus? Bitte aufgeschlüsselt nach den einzelnen Bürgerbüros sowie den nicht besetzten Stellen und der Krankheitsquote der einzelnen Bürgerbüros.
    
2. Wie viele BürgerInnen suchen die Bürgerbüros seit 2016 auf? Bitte aufgeschlüsselt nach Jahr und den einzelnen Bürgerbüros.
    
3. Wie gedenkt die Verwaltung die personelle Situation in den Bürgerbüros zu verbessern. Was sind die konkreten Maßnahmen?

Mit freundlichen Grüßen

Helmut Born                    Manfred Wollnitz                                    Julia Marmulla

Antwort der Verwaltung am 26.09.2019 (Beigeordneter Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke)

zu Frage 1: Deutlich ist zu erkennen, dass die Anzahl der unbesetzten Stellen kontinuierlich seit 2016 gesenkt wurde.

*Das Bürgerbüro Unterbach (Stellensoll 1,0) wird abwechselnd durch Springerkräfte besetzt und wird daher mit den Springern aufgeführt.

Krankenquote Bürgerbüros:

** Die Krankenquote des Jahres 2019 kann erst Ende 2019 ermittelt werden.

Die Krankenquote wurde aus datenschutzrechtlichen Gründen für den gesamten Bereich der Bürgerbüros ermittelt.

zu Frage 2:

*Nach § 6 (Nutzung der Protokolle und Statistikmodule) der Dienstvereinbarung über den Betrieb und die Nutzung von Aufrufanlagen bei der Landeshauptstadt Düsseldorf zwischen dem Leiter der Dienststelle und dem Gesamtpersonalrat gemäß § 70 Landespersonalvertretungsgesetzt (LPVG) NW, dürfen nur Organisationseinheiten ausgewertet bzw. angezeigt werden, die mindestens 5 Beschäftigte haben. Aufgrund dessen wurden verschiedene Standorte zusammengefasst und in einer Gesamtsumme dargestellt.

Die Unterschiede bei der Kapazitätsauslastung des Bürgerbüros im Dienstleistungszentrum im Vergleich zu den anderen Bürgerbüros ist damit zu begründen, dass in den anderen Bürobüros immer mindestens eine zusätzliche Ausbildungskraft eingesetzt wird, die regelmäßig nach einer kurzen Einarbeitungszeit viele Anliegen selbstständig bedienen kann und somit in die Statistik einfließen.
Zusätzlich werden im Bürgerbüro im Dienstleistungszentrum Backofficetätigkeiten (z.B. Telefonservice für alle Bürgerbüros, elektronischer Datenaustausch zwischen Behörden, Einleitung von Bussgeldverfahren usw.) in einem Umfang von 4 Vollzeitäkquivalenten ausgeführt, die nicht in diese Statistik einfließen. Darüber hinaus liegt im Bürgerbüro Willi-Becker-Allee eine andere Anliegenstruktur im Vergleich zu den restlichen Bürgerbüros vor. So werden im Bürgerbüro Willi-Becker-Allee z.B. keine Ausweisdokumente herausgegeben, für die nur ein 5 Minuten Termin einge-plant wird. Aufgrund dessen ist die Anzahl der Termine und der Anliegen im Vergleich zu den anderen Bürgerbüros geringer.
Die Passstelle des Amtes für Einwohnerwesen, welche nicht Teil des Bürgerbüros Willi-Becker-Allee ist, gibt zusätzlich jährlich ca. 30.000 elektronische Aufenthaltstitel und ca. 40.000 Pässe und Ausweise aus. Des Weiteren werden dort ca. 15.000 besonders gelagerte Vorsprachen für Pass- und Ausweisangelegenheiten (z.B. Bedienung von Personen ohne festen Wohnsitz, sog. Flughafenfälle, Erstausstellung von Dokumenten nach Einbürgerungen usw.) erledigt.

zu Frage 3: Die Verwaltung ist seit dem 01.01.2017 kontinuierlich dabei, die personelle Situation in den Bürobüros zu verbessern. Zusätzlich wurden seit diesem Zeitpunkt die Aktivitäten im Bereich der Digitalisierung verstärkt.
1. Die Verwaltung hat die Bewerbungsmöglichkeit für Stellen im Bereich der Bürgerbüros für verwaltungsnahe Berufe geöffnet, um den potentiellen Bewerberkreis zu erweitern. Außerdem werden Ausschreibungen nicht wie üblich zuerst intern veröffentlicht, sondern zeitgleich auch dem externen Bewerbermarkt zur Verfügung gestellt, damit Vakanzen ohne großen Zeitverlust besetzt werden können. Eingehende Initiativbewerbungen werden verstärkt auf einen möglichen Einsatz im Bereich der Bürgerbüros geprüft.
2. Um die Stellenangebote möglichst einem breiten Publikum zugänglich zu machen, werden diese nicht nur klassisch auf Stellenausschreibungsportalen oder in Printmedien kommuniziert, sondern auch auf den Social-Media Plattformen „Instagram“ und „Facebook“ unter „Stadt Düsseldorf Karriere“
3. Die Landeshauptstadt Düsseldorf wird regelmäßig auf Ausbildungs- und Recruitingmessen als moderne Arbeitgeberin präsentiert, wie auch zuletzt bei der Recruitingveranstaltung „JobSpeedDating“ am 25. September 2019. Zusätzlich hat die Verwaltung für derartige Marketingmaßnahmen gemeinsam mit der Düsseldorfer Marketing GmbH (DM) eine neue und moderne Arbeitgebermarke entwickelt.
4. Die Ausbildung von Nachwuchskräften ist eine wichtige Säule der Personalgewinnung. Von 2012 bis heute stiegen die Ausbildungszahlen von 153 Personen auf aktuell 282 Personen. Allein im Einstellungsjahrgang 2019 beginnen insgesamt 55 Personen ihre Ausbildung im zweiten Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 (früher „mittlerer Dienst“). Die Übernahmequote lag in diesem Jahr bei rund 95%. Das Hauptamt und das Amt für Einwohnerwesen nutzen daher gemeinsam die Möglichkeit, Auszubildenden das Amt im Rahmen eines Praxisabschnittes vorzustellen und diese frühzeitig für eine Tätigkeit in den Bürgerbüros zu gewinnen. So konnten auch im Jahr 2019 sechs Absolventinnen beziehungsweise Absolventen nach ihrer Ausbildung in den Bürgerbüros eingesetzt werden.
5. Um die Attraktivität der Tätigkeit im Bürgerservice zusätzlich zu steigern, wurde die Möglichkeit geschaffen, die für die Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II grundsätzlich erforderlichen sechs Beschäftigungsjahre für dorti-ge Beschäftigte auf vier Beschäftigungsjahre zu verkürzen.
6. Sollte es der Verwaltung durch die aufgezeigten Maßnahmen 2019 gelingen, alle freien Stellen zu besetzen, und sollten noch weitere Bewerber an einer Einstellung interessiert sein, werden die Möglichkeiten im Rahmen des Nachfolgemanagements für freiwerdende Stellen konsequent in Anspruch genommen.
7. Auch wenn die intensive Personalakquise zu Erfolgen führen wird, ist der Verwaltung selbstverständlich bewusst, dass dem Fachkräftemangel nur mit einem konsequenten Ausbau der Online-Angebote begegnet werden kann. Nur durch die Möglichkeit, alle städtischen Dienstleistungen digital in Anspruch nehmen zu können, kann die Nachfrage nach Vorspracheterminen reduziert werden. So wurden zum Beispiel von Juli 2018 bis Juli 2019 über 10.000 Be-wohnerparkausweise online in einem digitalen „End-to-End-Prozess“ abgewickelt und haben die persönliche Vorsprache in einem Bürgerbüro damit entbehrlich gemacht. Seit Februar 2018 besteht die Möglichkeit, fertige Reisepässe oder Personalausweise per Fahrradkurier nach Hause, zur Arbeitsstelle oder an jeden anderen Ort innerhalb von Düsseldorf liefern zu lassen. Hierdurch reduzierte sich die Anzahl an Abholtermine um weitere 8.390.
Im Jahr 2019 werden insgesamt 17 Serviceterminals im Stadtgebiet aufgestellt, um Bürgerinnen und Bürgern den Online-Zugang zur Verwaltung zu eröffnen und eine persönliche Vorsprache entbehrlich zu machen. An diesen Terminals können Führungszeugnisse (ca. 30.000 Vorgänge / Jahr), Bewohnerparkausweise (ca. 25.000 Vorgänge / Jahr), Rentenauskünfte und Punkteauskünfte beim Kraftfahrtbundesamt beantragt und sofort ausgedruckt wer-den.
Auch wenn der Gesetzgeber an vielen Stellen den Weg für Online-Prozesse nicht konsequent ebnet, arbeitet die Verwaltung mit Hochdruck daran, weitere Online-Dienste zu entwickeln. Zu nennen ist hier die Online-Meldebe-scheinigung und die Online-Ummeldung. Sollte es der Verwaltung gelingen, diese Prozesse digital im Bürgerportal der Landeshauptstadt Düsseldorf abzubilden, könnten bis zu 74.000 persönliche Vorsprachen (für 50.000 Ummeldung und 24.000 Meldebescheinigungen) entbehrlich werden.